Loading...

"لقد فشل مشروعي" كثيرًا ما نسمع قصصًا لمشاريع بدأت وصُرفت عليها الأموال والطاقات ولم تحظَ بالنجاح، قد يكون السبب هو القيادة السيئة أو نقص في التمويل والموارد أو الافتقار إلى حُسن توجيه فريق العمل، في الحقيقة كل تلك الأسباب تندرج تحت عنوان رئيسي واحد هو "إدارة المشاريع"، فالمشروع الناجح يعني إدارة ناجحة والعكس صحيح، فما هي إدارة المشاريع وكيف تُطبَّق لتُخرِج مشروع ناجح بكافة المقاييس؟ تابع معنا القراءة.

 

محتويات الشرح

  1. ما هي إدارة المشاريع؟
  2. ما هي أهداف إدارة المشاريع؟
  3. الجدولة الزمنية في إدارة المشاريع
  4. ما هي الخطط اللازمة للمشروع الناجح؟
  5. دورة حياة المشروع

 

نرشح لك دبلومة ادراة المشاريع مجانا اونلاين

 

1- ما هي إدارة المشاريع؟

إدارة المشاريع هي عملية الانتظام والانضباط، فمن خلال فريق عمل متخصّص يتم التخطيط والتنفيذ والتحكّم لبلوغ هدف محدد أو مجموعة من الأهداف، هل تتساءل ما هي هذه الأهداف؟ حسنًا، قد يكون الهدف هو عملية تطوير منشأة، أو إنتاج عناصر وخدمات فريدة، أو إجراء تحسينات على معدّات الشركة، وغيرها من الأمثلة التي تحقّق قيمة إضافية (additional value) إلى المشروع.

إدارة المشاريع تعني إنجاز جميع النشاطات المتعلقة بالشركة أو المؤسسة عن طريق برامج إدارة المهام وأدوات إدارة المشاريع المختلفة، بالإضافة إلى مجموعات المعرفة والمهارات والتقنيات والمنهجيات من أجل تلبية متطلّبات المشروع وتحقيق أهدافه، فالمشاريع بطبيعتها عمليات مؤقّتة لها بداية ونهاية بحيث تنتهي في لحظة تحقيق الهدف. كما يُغلِّف المشروع أربعة عناصر يجب إدارتها بشكل مثالي لتحصل على مشروع مثالي وهي:

  • حجم المشروع: ويشير إلى المتطلبات المختلفة التي يحتاجها المشروع والأهداف المتوقع تحقيقها عند اكتماله، وهو العنصر الأكثر أهمية وحاجة للدراسة الدقيقة.
  • الموارد: تشمل القوى العاملة والأدوات والمعدات والمواد المستخدمة في تنفيذ المشروع.
  • الزمن: وهو مدة الإنجاز العامة، مع المدد التفصيلية للمهام والجداول الزمنية وتحديد المسار الحرج "critical path".
  • المال: تتضمن الأرباح والإيرادات والتكاليف والنفقات والمخاطر.

 

2- ما هي أهداف إدارة المشاريع؟

يجب أن يكون تأمين احتياجات العملاء هي الأولوية في مشروعك، فهل ستُرضي حاجاتهم من خلال اكتمال المشروع؟ هل اكتمال المشروع سيوفّر القدرة على حل مشاكلهم؟ لذا قبل أن تحدد أهداف مشروعك انتبه إلى النقاط التالية:

  • حدّد أصحاب المصلحة (stakeholders): أي من لديهم مصالح مع مشروعك، سواء كانوا من الزبائن أو المستثمرين أو موظّفي الشركة، بالإضافة إلى المورّدين و البنوك والجهات الحكومية التي لها صلة بالمشروع.
  • حدّد احتياجات أصحاب المصلحة: إن أصحاب المصلحة ينتمون إلى مجالات مختلفة وبالتالي احتياجاتهم مختلفة، فبالتأكيد احتياجات المستثمرين مختلفة عن احتياجات العملاء أو الموظفين على سبيل المثال. حقق ذلك من خلال إجراء المقابلات والاستبيانات.
  • رتّب أولوياتك في قائمة: إن ترتيب الأولويات هي عملية فعّالة لتحديد ما يجب علاجه أولًا. ستساعدك هذه القائمة على تحديد أهدافك.
  • حدّد أهداف واضحة وقابلة للتحقيق: الوضوح ثمّ الوضوح، فذلك سيساعد فريق العمل على إنجاز مهامهم بثقة وتنظيم، مما يعطي إنتاجية أكبر.

 

3- الجدولة الزمنية في إدارة المشاريع

لكل مشروع مدخلات ومخرجات، وعندما نقول مخرجات فهناك مواد يجب تسليمها في تواريخ محددة، فالمشروع مقسم إلى مهام وكل مهمّة لها وقت محدد لتعطينا المخرجات، إذًا كل مشروع يحتوي على جدول زمني يشير إلى:

  • مهام محددة يجب إنهاؤها خلال مدة زمنية محددة (بالأسابيع أو الأيام أو الساعات).
  • تكاليف محددة لكل مهمة والموارد التي تتطلّبها.
  • تواريخ التسليم الخاصة بالمخرجات.

عند جدولة العناصر السابقة كن حريصًا على "الواقعية"، فلا تحدد مواعيد نهائية ضيقة للتسليم تسبب لك ضغوطًا أنت بغنى عنها، وأيضًا الفترة الطويلة التي تسبب ركود في العمل غير مطلوبة، لكن المخاطر موجودة، وقد تسبب لك حاجة إلى وقت إضافي للإنهاء أو قد تحتاج إلى موارد إضافية، حسنًا، هذا الهدف من الجدول الزمني، قم بمراجعته وعدّل على المهام لإصلاح الوضع قدر الإمكان.

 

4- ما هي الخطط اللازمة للمشروع الناجح؟

قد يكون سبب عدم نجاح المشروع هو الاندفاع الزائد وقلة التأنّي في التخطيط. هدر كثير وإنتاج قليل يساوي مشروع فاشل، فالخطط ضرورية في إدارة المشاريع وإليك الأمثلة التالية:

  • خطة إدارة المخاطر (Risk Management):

    ، قد يواجه المشروع مخاطر معينة، مثل توقّف البناء بسبب الأمطار بالنسبة لمشاريع البناء أو نقص في الموارد وغيرها من الأمثلة التي يجب التخطيط لكافة احتمالاتها.

  • خطة الموارد البشرية (Human Resource):

    كل مشروع يحتوي على فريق عمل، وإن تحديد المسؤوليات ووصف الواجبات والمهام من أهم الأدوار التي يجب على مدير المشروع تعيينها.

  • خطة الاتصال (Communication):

    إن التعاون بين أعضاء الفريق والمدير يُنتِج بيئة صحّية للعمل، لذلك لا بدّ من تحديد صيغة للنقاش وإرسال النتائج والتقارير وتبادلها بين الفرق.

 

5- دورة حياة المشروع

في عالم إدارة المشاريع ينمو المشروع ويستمر من خلال دورة حياة تحكمها سلسلة من النشاطات والمهام، فعلى الرغم من اختلاف حجم المشاريع وتوجّهاتها إلا أنها تخضع لنفس دورة الحياة، حيث تُعرّف إدارة المشاريع بخمس مراحل أساسية ينتقل عبرها المشروع وهي:

  1. مرحلة الإعداد (Initiating)

    وهي المرحلة الأولية التي يتم من خلالها تحديد طبيعة المشروع وحجمه عن طريق دراسة وتحليل بيئة العمل، كما يتم فيها تحديد أهداف المشروع التي ذكرناها سابقًا، بالإضافة إلى وضع الميزانيات والتقارير المالية وتحديد متطلبات العمل.

    كما يتم في مرحلة الإعداد دراسة الجدوى الاقتصادية واختيار مدير المشروع وتثبيته في هذه المرحلة، والذي يقوم بدوره باختيار أعضاء فريق المشروع ومجموعات العمل المشاركة الأخرى.

  2. مرحلة التخطيط (Planning)

    وهي المرحلة الأكثر دقةً وتفصيلًا في دورة حياة المشروع، يتم فيها وضع خطة من خلال مخطط انسيابي يحدد الجدول الزمني للمشروع والتكلفة وتخصيص الموارد لإنجاز المهام، كما يتضمّن التكاليف الإضافية الناتجة عن المخاطر التي قد تحدث أثناء التنفيذ. كل تلك الخطوات يجب أن تحصل قبل الموافقة النهائية على المشروع والمضيّ قدمًا فيه، أما الأنشطة التي يجب إنجازها في مرحلة التخطيط فهي:

    • تشكيل فريق متخصص لإجراء المهام التخطيطية.
    • تحديد المهام التي يجب القيام بها.
    • تحديد معايير الجودة من أجل تسليم مخرجات يتمّ تحديدها بناءً على تدابير الرقابة.
    • تحديد هيكلية العمل ورسم الهرم الوظيفي الذي ينظّم التواصل بين الفرق.
    • تقدير تكلفة المعدات والعمالة والموارد وغيرها من التكاليف المهمة.
    • إعداد ميزانية إجمالية للمشروع.
    • الجدولة الزمنية وتوزيع العمل من أجل تنفيذ الأنشطة.
    • تحديد المخاطر أو المشاكل المحتملة وصياغة حلول تناسب كل وضع في حال ظهوره أثناء تنفيذ المشروع

    وتجدر الإشارة إلى عدم وجود عدد ثابت من المهام التي تحصل في كل مرحلة، فبعض المشاريع تتطلب عدد قليل من الأنشطة وبعضها الآخر أكثر ضخامة يحتاج إلى تخطيط وإعداد دقيقَين، لا مشكلة في ذلك طالما أنت مندفع باتجاه الهدف بانتظام.

  3. مرحلة التنفيذ (Executing)

    بعد التخطيط للمشروع ودراسة حيثياته وتحديد الأنشطة الرئيسية التي يجب القيام بها، تبدأ مرحلة التنفيذ من أجل إنتاج المخرجات التي تمّ تحديدها، فهنا يصبح المشروع "قيد التنفيذ"،  وفيه يبدأ الفريق بالمهام التالية:

    • تخصيص الموارد المناسبة لكل نشاط ولكل مرحلة من مراحل المشروع.
    • البدء بتنفيذ المهام التي تمّ التخطيط لها.
    • التنسيق والتواصل مع أصحاب المصلحة الرئيسيين.
    • إجراء اجتماعات بشكل منتظم ومناقشة ما وصلت إليه المهام من نتائج.
  4. المراقبة والتحكم (Monitoring and Controlling)

    كل خطوة من خطوات المشروع تحتاج إلى تتبّع ومراقبة لضمان أفضل النتائج، فمن خلال هذه الطريقة يمكن تحديد المشاكل باكرًا لمعالجتها وتقليل المخاطر، ومن الضروري جدًّا تسجيل الملاحظات على كل مهمة وتوثيقها لإرسالها إلى المشرف ومنه للمدير، كما تتطلب هذه المرحلة:

    • قياس الأنشطة بعد إنجازها.
    • المراقبة الدقيقة لمتغيرات المشروع الحيّة ومقارنتها مع المخطط.
    • تصحيح الأخطاء إن وجدت واتخاذ الإجراءات اللازمة.
    • إرسال تقارير بمجريات العمل ونتائجه بشكل منتظم لصاحب المشروع.
    • إجراء تحديثات للخطة عند اللزوم وتوثيق التقدّم.
    • مقارنة مخرجات المشروع مع الأهداف ومراجعتها.
  5. مرحلة الإنهاء (Completion)

    يتم الإعلان في هذه المرحلة عن انتهاء المشروع بشكل رسمي، وذلك بعد موافقة صاحب المشروع على النتائج النهائية، وفيها يتم:

    • تسليم مخرجات المشروع النهائية وبلوغ الأهداف المحددة.
    • توثيق الملفات والتقارير الخاصة بالمشروع والتي تم القيام بها طوال مرحلة التنفيذ.
    • إجراء مراجعات بعد التنفيذ من أجل الاستفادة من المشاريع السابقة عند البدء بمشاريع جديدة.

تلقى اشعارات الشهادات ومواعيد المذاكرة

فعل الجرس