"لقد فشل مشروعي" كثيرًا ما نسمع قصصًا لمشاريع بدأت وصُرفت عليها الأموال والطاقات ولم تحظَ بالنجاح، قد يكون السبب هو القيادة السيئة أو نقص في التمويل والموارد أو الافتقار إلى حُسن توجيه فريق العمل، في الحقيقة كل تلك الأسباب تندرج تحت عنوان رئيسي واحد هو "إدارة المشاريع"، فالمشروع الناجح يعني إدارة ناجحة والعكس صحيح، فما هي إدارة المشاريع وكيف تُطبَّق لتُخرِج مشروع ناجح بكافة المقاييس؟ تابع معنا القراءة.
نرشح لك دبلومة ادراة المشاريع مجانا اونلاين
إدارة المشاريع هي عملية الانتظام والانضباط، فمن خلال فريق عمل متخصّص يتم التخطيط والتنفيذ والتحكّم لبلوغ هدف محدد أو مجموعة من الأهداف، هل تتساءل ما هي هذه الأهداف؟ حسنًا، قد يكون الهدف هو عملية تطوير منشأة، أو إنتاج عناصر وخدمات فريدة، أو إجراء تحسينات على معدّات الشركة، وغيرها من الأمثلة التي تحقّق قيمة إضافية (additional value) إلى المشروع.
إدارة المشاريع تعني إنجاز جميع النشاطات المتعلقة بالشركة أو المؤسسة عن طريق برامج إدارة المهام وأدوات إدارة المشاريع المختلفة، بالإضافة إلى مجموعات المعرفة والمهارات والتقنيات والمنهجيات من أجل تلبية متطلّبات المشروع وتحقيق أهدافه، فالمشاريع بطبيعتها عمليات مؤقّتة لها بداية ونهاية بحيث تنتهي في لحظة تحقيق الهدف. كما يُغلِّف المشروع أربعة عناصر يجب إدارتها بشكل مثالي لتحصل على مشروع مثالي وهي:
يجب أن يكون تأمين احتياجات العملاء هي الأولوية في مشروعك، فهل ستُرضي حاجاتهم من خلال اكتمال المشروع؟ هل اكتمال المشروع سيوفّر القدرة على حل مشاكلهم؟ لذا قبل أن تحدد أهداف مشروعك انتبه إلى النقاط التالية:
لكل مشروع مدخلات ومخرجات، وعندما نقول مخرجات فهناك مواد يجب تسليمها في تواريخ محددة، فالمشروع مقسم إلى مهام وكل مهمّة لها وقت محدد لتعطينا المخرجات، إذًا كل مشروع يحتوي على جدول زمني يشير إلى:
عند جدولة العناصر السابقة كن حريصًا على "الواقعية"، فلا تحدد مواعيد نهائية ضيقة للتسليم تسبب لك ضغوطًا أنت بغنى عنها، وأيضًا الفترة الطويلة التي تسبب ركود في العمل غير مطلوبة، لكن المخاطر موجودة، وقد تسبب لك حاجة إلى وقت إضافي للإنهاء أو قد تحتاج إلى موارد إضافية، حسنًا، هذا الهدف من الجدول الزمني، قم بمراجعته وعدّل على المهام لإصلاح الوضع قدر الإمكان.
قد يكون سبب عدم نجاح المشروع هو الاندفاع الزائد وقلة التأنّي في التخطيط. هدر كثير وإنتاج قليل يساوي مشروع فاشل، فالخطط ضرورية في إدارة المشاريع وإليك الأمثلة التالية:
، قد يواجه المشروع مخاطر معينة، مثل توقّف البناء بسبب الأمطار بالنسبة لمشاريع البناء أو نقص في الموارد وغيرها من الأمثلة التي يجب التخطيط لكافة احتمالاتها.
كل مشروع يحتوي على فريق عمل، وإن تحديد المسؤوليات ووصف الواجبات والمهام من أهم الأدوار التي يجب على مدير المشروع تعيينها.
إن التعاون بين أعضاء الفريق والمدير يُنتِج بيئة صحّية للعمل، لذلك لا بدّ من تحديد صيغة للنقاش وإرسال النتائج والتقارير وتبادلها بين الفرق.
في عالم إدارة المشاريع ينمو المشروع ويستمر من خلال دورة حياة تحكمها سلسلة من النشاطات والمهام، فعلى الرغم من اختلاف حجم المشاريع وتوجّهاتها إلا أنها تخضع لنفس دورة الحياة، حيث تُعرّف إدارة المشاريع بخمس مراحل أساسية ينتقل عبرها المشروع وهي:
وهي المرحلة الأولية التي يتم من خلالها تحديد طبيعة المشروع وحجمه عن طريق دراسة وتحليل بيئة العمل، كما يتم فيها تحديد أهداف المشروع التي ذكرناها سابقًا، بالإضافة إلى وضع الميزانيات والتقارير المالية وتحديد متطلبات العمل.
كما يتم في مرحلة الإعداد دراسة الجدوى الاقتصادية واختيار مدير المشروع وتثبيته في هذه المرحلة، والذي يقوم بدوره باختيار أعضاء فريق المشروع ومجموعات العمل المشاركة الأخرى.
وهي المرحلة الأكثر دقةً وتفصيلًا في دورة حياة المشروع، يتم فيها وضع خطة من خلال مخطط انسيابي يحدد الجدول الزمني للمشروع والتكلفة وتخصيص الموارد لإنجاز المهام، كما يتضمّن التكاليف الإضافية الناتجة عن المخاطر التي قد تحدث أثناء التنفيذ. كل تلك الخطوات يجب أن تحصل قبل الموافقة النهائية على المشروع والمضيّ قدمًا فيه، أما الأنشطة التي يجب إنجازها في مرحلة التخطيط فهي:
وتجدر الإشارة إلى عدم وجود عدد ثابت من المهام التي تحصل في كل مرحلة، فبعض المشاريع تتطلب عدد قليل من الأنشطة وبعضها الآخر أكثر ضخامة يحتاج إلى تخطيط وإعداد دقيقَين، لا مشكلة في ذلك طالما أنت مندفع باتجاه الهدف بانتظام.
بعد التخطيط للمشروع ودراسة حيثياته وتحديد الأنشطة الرئيسية التي يجب القيام بها، تبدأ مرحلة التنفيذ من أجل إنتاج المخرجات التي تمّ تحديدها، فهنا يصبح المشروع "قيد التنفيذ"، وفيه يبدأ الفريق بالمهام التالية:
كل خطوة من خطوات المشروع تحتاج إلى تتبّع ومراقبة لضمان أفضل النتائج، فمن خلال هذه الطريقة يمكن تحديد المشاكل باكرًا لمعالجتها وتقليل المخاطر، ومن الضروري جدًّا تسجيل الملاحظات على كل مهمة وتوثيقها لإرسالها إلى المشرف ومنه للمدير، كما تتطلب هذه المرحلة:
يتم الإعلان في هذه المرحلة عن انتهاء المشروع بشكل رسمي، وذلك بعد موافقة صاحب المشروع على النتائج النهائية، وفيها يتم: